Max PankratovW tym artykule zbadamy, jak prawidłowo skonfigurować procesy biznesowe na przykładzie firmy Yesim. Nauczymy się unikać typowych błędów, które mogą prowadzić do niepotrzebnych kosztów i problemów. Naszym celem jest pomoc w oszczędzaniu czasu i finansów podczas automatyzacji poprzez unikanie typowych pułapek.
1. Przenoszenie procesów biznesowych do usług przed ich praktyczną optymalizacją
Kiedy praca zaczyna się piętrzyć, a pracownicy z trudem radzą sobie z napływem zgłoszeń, morale zespołu może zacząć spadać. Zazwyczaj w takich sytuacjach właściciele firm decydują się na przeniesienie wszystkich procesów do nowej usługi, aby “szybko rozwiązać problem”.
Właściciel może podłączyć agregator wiadomości, aby usprawnić komunikację, ale brak odpowiedniej organizacji w przetwarzaniu zgłoszeń może nadal prowadzić do zamieszania wśród menedżerów i braku odpowiedzialności. Bez jasnego planowania i zrozumienia, jak działa dystrybucja zgłoszeń, nowe rozwiązanie spowoduje jedynie dodatkowy stres i nie przyniesie oczekiwanych rezultatów.
2. Wdrażanie niesprawdzonych metod konfiguracji procesów biznesowych
Wiele firm próbuje rozpocząć automatyzację od rozwiązań, które mogą wydawać się odpowiednią alternatywą dla pełnoprawnych usług. Na przykład korzystanie z nieoficjalnego API dla WhatsApp może wydawać się opłacalnym rozwiązaniem do przesyłania wiadomości, ale może prowadzić do zawieszenia konta.
Próby zaoszczędzenia pieniędzy mogą prowadzić do strat. Nieoficjalne metody mogą skutkować blokadą konta lub utratą bazy klientów, ostatecznie okazując się droższe w dłuższej perspektywie niż płacenie za licencje na właściwe i bezpieczne usługi. Lepiej skonsultować się ze specjalistami w tej dziedzinie – Pact – aby zapewnić skuteczność.
3. Nieopisanie wizji końcowego wyniku konfiguracji procesu biznesowego
Gdy terminy są napięte, firmy zwykle spieszą się z automatyzacją, często pomijając znaczenie planowania strategicznego. Brak czasu na analizę i dokumentowanie bieżących procesów może prowadzić do pochopnych decyzji.
Jeśli nie zostaną ustalone jasne wskaźniki sukcesu i nie zostaną zdefiniowane oczekiwane wyniki, istnieje ryzyko nieoczekiwanej utraty widoczności wyników automatyzacji. Na przykład, jeśli żądanie nie zostanie przetworzone, może to nie wynikać z samej usługi, ale raczej z nieprawidłowego podziału zadań między menedżerów. Właściwe podejście pozwoli uniknąć niepotrzebnych wydatków na nieefektywne rozwiązania.
Jak skonfigurować procesy biznesowe: Plan krok po kroku
Dokumentuj wszystkie działania, które mają miejsce w firmie, począwszy od momentu, w którym potencjalny klient zwraca się o pomoc lub wyraża zainteresowanie usługami. Przykład: Opisz proces obsługi zgłoszeń za pośrednictwem różnych platform komunikacyjnych, identyfikując punkty kontaktowe i działania menedżerów.
- Posortuj procesy biznesowe. Podziel je na kategorie: często występujące, rzadkie, proste i złożone. Skoncentruj się na procesach, które wymagają automatyzacji.
- Rejestrowanie bieżących wskaźników. Zbieraj dane na temat istniejących procesów: na przykład liczbę przychodzących zgłoszeń i czas reakcji menedżerów.
- Wyznacz realistyczne cele. Określ, które wskaźniki wymagają poprawy w oparciu o posiadane dane. Na przykład, jeśli średni czas odpowiedzi wynosi 30 minut, wyznacz cel, aby skrócić go do 20 minut.
- Ocena i automatyzacja procesów. Omów udokumentowane procesy z zespołem, zidentyfikuj obszary problematyczne, usprawnij je, a następnie zintegruj z odpowiednimi usługami.
Wnioski
Prawidłowe skonfigurowanie procesów biznesowych jest kluczem do pomyślnego funkcjonowania firmy. Unikając typowych błędów, można znacznie poprawić jakość obsługi klienta i zwiększyć wewnętrzną wydajność. Zachęcamy do podłączenia agregatora wiadomości do komunikacji i sprzedaży, co pozwoli zrobić krok naprzód w automatyzacji i efektywnie zarządzać przychodzącymi zapytaniami.